Plan de sécurité face à la COVID-19

Introduction

Le Groupe Allstate du Canada (GAC) a élaboré le présent Plan de sécurité face à la COVID-19 qui présente en détail les mesures de contrôle, les politiques, les procédures, les protocoles, les plans de communication, la formation et les processus de suivi requis pour réduire le risque de transmission de la COVID-19 dans nos installations.

Le présent Plan est conforme aux recommandations et exigences des gouvernements provinciaux où le GAC exerce ses activités (Ontario, Alberta, Québec, Nouveau-Brunswick et Nouvelle-Écosse) ainsi qu’à celles de l’Agence de la santé publique du Canada. Les employés pourront consulter le Plan de sécurité face à la COVID-19 dans l’intranet de l’entreprise et sur leur lieu de travail, le cas échéant. Le présent Plan ainsi que les documents associés seront disponibles sur demande pour les organismes de réglementation.

Dans le cadre des directives des gouvernements provinciaux qui évoluent sans cesse pendant la pandémie, nous devons continuer de rester vigilants afin de prévenir et de réduire le risque d’exposition à la COVID-19. Tous les employés du GAC ont un rôle à jouer et doivent veiller à chaque instant à la sécurité des uns et des autres ainsi qu’à celle des clients, des partenaires d’affaires et des communautés.

Le comité du risque et du rendement de l’entreprise, le comité de la continuité des activités, le comité mixte de santé et de sécurité et l’Équipe des communications veillent tous à la mise en œuvre des mesures prises pour répondre à l’évolution des risques liés à la COVID-19. Ces équipes collaborent afin de déterminer, d’évaluer et d’atténuer les risques de transmission du virus. Par ailleurs, elles continuent de collaborer avec les employés, les gestionnaires de personnel et les experts de domaine de l’entreprise pour réévaluer les risques émergents. De plus, elles réexaminent et améliorent les mesures spécifiques appropriées de prévention et de contrôle qui ont été mises en place sur une base continue.

Depuis le début de la pandémie, le GAC a mis en œuvre des mesures strictes de contrôle, comme le passage de 90 % des employés au télétravail depuis mars 2020, la limitation du nombre de personnes sur l’ensemble des sites et le port du masque en tout temps au bureau, et ce avant même que le gouvernement l’exige dans la plupart des régions.

Le présent Plan vise à répertorier les protocoles mis en place par le GAC pour instaurer un lieu de travail qui réduit le risque d’exposition au virus et en empêche la transmission. Ces protocoles sont un élément clé de la stratégie mise en place par le GAC afin de garantir un milieu de travail sécuritaire empêchant ou réduisant le risque de transmission de la COVID-19 tout en instaurant un environnement dans lequel les employés et les clients peuvent interagir en toute sécurité. Veuillez noter que le présent document sera modifié selon l’évolution des connaissances et de la législation régissant nos mesures de santé et de sécurité relatives à la prévention et au contrôle de la transmission de la COVID-19.

Facteurs pris en compte dans l’élaboration du présent Plan

Qu’est-ce que la maladie à coronavirus COVID-19?

Les coronavirus constituent une grande famille de virus. Certains peuvent provoquer des maladies chez les humains, d’autres chez les animaux. Les coronavirus humains sont courants et généralement associés à des maladies bénignes comme le rhume. La COVID-19 est une nouvelle maladie qui n’était pas encore apparue chez les humains.

Symptômes de la COVID-19

Les symptômes de la COVID-19 peuvent ressembler à ceux d’un rhume ou d’une grippe. Selon Santé Canada, ces symptômes peuvent apparaître dans les deux (2) à dix (10) jours suivant l’exposition à une personne contaminée. Une personne contaminée peut être contagieuse pendant jusqu’à trois (3) jours avant de présenter des symptômes. Les symptômes de la COVID-19 les plus courants sont les suivants :

Essoufflement
Maux de gorge
Nez bouché ou qui coule (non causé par des allergies saisonnières)
Nausée/vomissements
Difficulté à avaler
Toux nouvelle ou qui s’aggrave
Fièvre (37,8 °C ou plus)
Perte de l’odorat ou du goût

Comment la COVID-19 se transmet-elle?

Selon Santé Canada, l’OMS et les CDC, il semblerait que le virus provoquant la COVID-19 se transmet principalement entre les personnes par les gouttelettes provenant des voies respiratoires qui sont produites lorsqu’une personne contaminée tousse, éternue ou parle. Ces gouttelettes peuvent pénétrer dans la bouche, le nez ou les poumons des personnes se trouvant à proximité. La transmission est plus fréquente lorsque les personnes sont près les unes des autres (moins de deux mètres environ). Le virus peut survivre sur des surfaces pendant plusieurs heures et une contamination croisée peut avoir lieu si l’on touche une surface contaminée et que l’on se touche le visage ensuite.

La COVID-19 semble se propager facilement et durablement dans les communautés (« propagation communautaire ») dans de nombreuses zones géographiques touchées.

Propagation communautaire : Personnes infectées par le virus dans une zone, y compris les personnes qui ne sont pas sûres de la façon ou de l’endroit où elles ont été infectées.

Contact physique rapproché : Lorsque l’on se trouve à moins de deux (2) mètres dans la même pièce, le même bureau ou le même endroit pendant plus de 15 minutes, notamment par le fait de vivre sous le même toit.

Hiérarchie des mesures de contrôle et Plan

Lors de l’élaboration du présent Plan opérationnel de sécurité face à la COVID-19 et de ses lignes directrices, le GAC a tenu compte de la hiérarchie des mesures de contrôle, comme recommandé par les autorités de la santé publique. Comme montré ci-dessous, les mesures situées en haut de la pyramide inversée permettent d’éliminer la propagation de la COVID-19. Les mesures situées au niveau de la pointe de la pyramide inversée permettent de gérer l’exposition.

COVID-19 Hiérarchie des mesures de contrôle et Plan

Le présent Plan présente en détail les mesures mises en place par le GAC pour garantir un milieu de travail sécuritaire.

Conformément à la hiérarchie des mesures de contrôle, les mesures suivantes sont appliquées actuellement afin de réduire le risque d’exposition à la COVID-19 :

Éliminer l’exposition	Adapter le milieu de travail	Adapter les processus	Gérer l’exposition
Télétravail, utilisation de la technologie et optimisation du traitement virtuel de la plupart des interactions avec les clients Mise en place d’activités en ligne pour les réunions, la formation et les rendez-vous avec les clients Limitation de l’accès au bureau à un grand nombre d’employés dont la fonction ne consiste pas à s’occuper des clients	Maintien en permanence d’une distance physique d’au moins deux (2) mètres (six [6] pieds) entre les personnes Installation de panneaux de plexiglas entre les employés et les clients dans toutes les agences Réorganisation des espaces (bureaux, comptoirs d’accueil, zones de jeux pour les enfants et cuisines) pour que la distanciation physique soit respectée, éviter que les personnes s’y attardent, et réduire le nombre de surfaces fréquemment touchées qui doivent être nettoyées régulièrement Mise en place de zones utilisées par une seule personne à la fois – la distanciation physique doit être respectée dans les cuisines, les centres d’affaires et les salles des photocopieuses Mise en place de jauges concernant le nombre de personnes autorisées dans les espaces de travail et dissuader d’utiliser les salles de réunion Limitation du nombre d’employés et de visiteurs sur site Mise en place d’une signalisation dans l’ensemble des installations pour encourager la distanciation physique dans les allées et les zones de circulation (fléchage au sol à l’intérieur des locaux pour les employés et à l’extérieur pour les clients) Limitation de la consommation d’aliments et de boissons par les employés à leur bureau Renforcement de l’efficacité des systèmes d’aération en veillant à leur entretien régulier et à ce que les systèmes de filtration soient conformes à la valeur d’efficacité minimale (MERV) requise Utilisation des documents et procédures publiés par l’ASHRAE afin d’éliminer le risque d’exposition à la COVID-19 Nettoyage et désinfection des zones et surfaces partagées Veiller à ce que les zones de grande circulation et les surfaces fréquemment touchées soient rigoureusement et régulièrement désinfectées Veiller à ce que les personnes responsables de l’entretien utilisent les produits de nettoyage recommandés par Santé Canada pour éliminer les salissures et/ou la poussière des surfaces, ainsi que les produits désinfectants approuvés pour détruire les bactéries et les virus Veiller à ce que les postes de travail attribués soient distants d’au moins deux (2) mètres pour le très petit nombre d’employés venant travailler au bureau	Veiller à ce que le formulaire d’autodépistage soit rempli avant d’entrer dans tout établissement d’Allstate. Ce formulaire doit être rempli par tous les employés, employés contractuels, fournisseurs de services, techniciens de service, personnes responsables de l’entretien, personnes responsables de la sécurité et visiteurs essentiels. Il indique les symptômes, l’exposition éventuelle et exige une prise de température. Ce formulaire contient des questions auxquelles il faut répondre par OUI ou NON. Il faut avoir répondu « Non » à toutes les questions pour pouvoir se présenter sur un lieu de travail. Mise en place de registres des présences dans tous les locaux Suivi continu des formulaires d’autodépistage envoyés et des registres des présences afin d’assurer la prévention, le traçage et le contrôle de toute éclosion de la maladie dans les installations du GAC Encourager tous les employés et clients à se laver soigneusement les mains. Mettre à disposition du désinfectant pour les mains aux endroits appropriés dans les installations. Encourager tous les employés à se laver soigneusement les mains après avoir été en contact avec des surfaces fréquemment touchées ou après des réunions avec des clients, et à nettoyer leur bureau Accroître la fréquence de nettoyage et de désinfection des bureaux et des équipements. Nettoyage et désinfection réguliers pendant cinq (5) soirs + nettoyage et désinfection approfondis pendant deux (2) soirs. Nouvelles règles (pour les visiteurs et les clients) et procédures de travail sécuritaires (pour les employés) destinées à soutenir la distanciation physique Communiquer davantage avec tous les employés pour les tenir informés sur la COVID-19, les mesures de contrôle des risques mises en place par le GAC et les attentes du GAC quant au respect des politiques et protocoles de santé et sécurité Formation obligatoire et engagement à respecter tous les protocoles de contrôle et de prévention de l’exposition Offrir une formation continue complète correspondant au niveau de compétence requis pour les employés d’agence Veiller à ce que les employés malades ne viennent pas sur un lieu de travail Informer les employés sur les symptômes pour qu’ils puissent les reconnaître aisément Réorganiser et prioriser les tâches afin de limiter le nombre de personnes présentes au bureau à tout moment Moduler la circulation et les niveaux d’occupation dans les agences et réorganiser les locaux afin de respecter la distanciation physique Informer efficacement les employés sur les processus de nettoyage des surfaces fréquemment touchées, des zones de grande circulation et de leur bureau. Mise en place d’un dépistage des visiteurs et des clients par téléphone avant qu’ils arrivent pour des rendez-vous Encourager les employés à surveiller systématiquement l’apparition de symptômes Envoi, par le chef de la direction, le chef de la gestion des risques et le vice-président des ventes, de mises à jour sur les protocoles et les rapports sur la situation de la COVID-19 Respect de toutes les directives de santé publique des gouvernements provinciaux concernant les mesures de dépistage de la COVID-19 Processus interne rigoureux de traçage des contacts, y compris la classification des cas : Rouge – positif à la COVID-19, Orange – premier contact avec une personne ayant reçu un diagnostic positif et Jaune – contact potentiel par le biais d’une exposition indirecte Quarantaine après un voyage, une exposition ou en cas d’apparition de symptôme	Obligation de porter en permanence un équipement de protection individuelle (EPI) (p. ex. un masque) au bureau pour éviter tout risque de contamination croisée. Informer sur la bonne façon de mettre et d’enlever l’EPI à l’aide d’affiches placées au niveau des entrées des installations et dans les espaces intérieurs pour que les employés puissent bien les voir Fournir des produits de nettoyage aux employés pour qu’ils nettoient les surfaces sur leur lieu de travail Mettre à disposition du désinfectant pour les mains dans les installations pour que tout le monde y ait accès facilement Affiches placées dans tous les bâtiments pour rappeler la distanciation physique, le lavage des mains, le port du masque et les mesures de contrôle que tous les employés doivent respecter Envoi par les RH aux employés de courriels de rappel concernant le programme d’aide aux employés et les autres mesures disponibles en matière de services sociaux et de santé mentale Possibilités pour les employés de participer à des webinaires sur le bien-être et la pleine conscience, à des baladodiffusions et à des séances de soutien sur Zoom

Autodépistage et suivi des employés et des visiteurs essentiels

Tous les employés qui doivent venir dans les locaux pour y travailler (ceux qui ne sont pas en télétravail) ainsi que tous les visiteurs essentiels doivent remplir systématiquement le formulaire d’autodépistage de la COVID-19 avant de se déplacer. Vous trouverez ce formulaire ici : Formulaire d’autodépistage de la COVID-19.

Les personnes qui prévoient se rendre à un établissement du GAC doivent remplir ce formulaire chez eux/depuis leur lieu de travail externe (tiers : entrepreneurs, techniciens de service, etc.) avant de se rendre au bureau du GAC. Cela permettra une détection précoce de potentiels symptômes de la COVID-19, ce qui évitera une propagation de la maladie en éliminant le risque d’exposition des autres personnes sur le lieu de travail.

Les employés doivent faire attention à tout changement de leur état de santé et à tout nouveau symptôme ou aggravation de symptômes. Pour les employés avec des problèmes de santé préexistants qui présentent certains symptômes comme le nez bouché, des maux de tête, des douleurs musculaires, etc. (sauf la fièvre, la toux, des douleurs thoraciques ou des difficultés à respirer), ces symptômes ne doivent pas être pris en compte dans le cadre de l’autodépistage.

Les employés dont le résultat de l’autodépistage est positif ne doivent PAS venir sur leur lieu de travail et doivent rester chez eux, se mettre en quarantaine et aviser immédiatement leur directeur de leur absence pour cause de maladie. Si les employés présentent des symptômes liés à la COVID-19, ils doivent communiquer avec leur médecin ou leur bureau local de santé publique pour obtenir les directives à suivre.
Les tiers externes dont le résultat de l’autodépistage est positif ne doivent pas se rendre sur les sites du GAC et doivent se conformer aux procédures de leur entreprise.
Les directeurs ou les partenaires RH doivent communiquer avec l’Équipe de la santé, de la sécurité et du bien-être des Ressources humaines et communications dès que possible afin de permettre au plus vite de déterminer une échéance concernant la transmissibilité du virus, le risque d’exposition pour les autres personnes, si une quarantaine est nécessaire, et de procéder au nettoyage et à la désinfection des bureaux et des surfaces et, si nécessaire, de fermer les locaux.
Si les employés commencent à présenter des symptômes de la COVID-19 alors qu’ils sont sur leur lieu de travail, ils ne doivent PAS continuer à travailler. Ils doivent immédiatement en informer leur directeur, quitter leur bureau et rentrer chez eux pour s’isoler, et appeler leur médecin ou le bureau local de santé publique et suivre les instructions qui leur sont données.
Si un directeur pense qu’un employé se trouvant au bureau est malade, il doit le renvoyer chez lui.

Registre des présences des employés et des clients

Il s’agit d’un processus obligatoire mis en place pour tous les employés des agences d’assurance Allstate et les travailleurs essentiels ne faisant pas partie d’une agence (siège social, bureaux des Réclamations et bureaux régionaux) qui enregistre les coordonnées des employés et des clients lorsqu’ils se rendent en personne dans les bureaux d’Allstate.

Le registre des présences des employés et des clients sera utilisé pour enregistrer toutes les visites : employés, clients (existants et potentiels) et fournisseurs/entrepreneurs tiers approuvés (tiers externes).

Gestion des cas de COVID-19

Un processus de gestion des cas de COVID-19 sera lancé dès notification à la directrice principale, santé, bien-être et sécurité ou à la conseillère en santé, bien-être et sécurité par le directeur de l’employé ou un partenaire RH de l’une des situations suivantes :

Le résultat de l’autodépistage de l’employé est négatif, mais l’employé présente des symptômes autres que ceux de la COVID-19 (il doit rester chez lui, en aviser son directeur, et prendre un congé de maladie. L’Équipe de la santé, de la sécurité et du bien-être n’a pas besoin d’en être avisée).
Le résultat de l’autodépistage de l’employé est positif, car il y a au moins une (1) réponse « Oui ».
L’employé tombe malade au bureau.
L’employé a été en contact rapproché avec quelqu’un qui a reçu un diagnostic positif à la COVID-19.
L’employé présente des symptômes de la COVID-19.
L’employé signale qu’il a été reçu un diagnostic positif à la COVID-19.
L’employé présente des symptômes bénins qui ne sont pas des symptômes typiques de la COVID-19. Il doit se surveiller pendant 48 heures. Si les symptômes disparaissent, il doit faire l’autodépistage. Il doit aviser son directeur et rester chez lui pour s’isoler et surveiller si les symptômes réapparaissent.

L’Équipe de la santé, de la sécurité et du bien-être gérera les cas de COVID-19 :

Elle donnera des directives quant aux mesures consécutives à respecter pour que l’employé puisse revenir au bureau.
Elle effectuera le traçage des cas contacts sur lieu de travail, tel que requis.

Elle mettra à jour les dossiers d’évaluation relatifs à la gestion des cas de COVID-19 pour veiller à l’exactitude des données communiquées au Comité de gestion des risques.